Uit eerder onderzoek is gebleken dat werknemers bijna een uur per dag bezig zijn met het zoeken naar een bepaalde e-mail, bestand of andere data. Het is van belang dat documenten goed geordend worden, maar toch wordt dit door veel bedrijven niet gedaan. Als alles maar netjes wordt bewaard, dan zal het allemaal wel goed komen. Verder wordt er maar weinig rekening mee gehouden.

Als je archief niet goed in elkaar zit, zal het andere bedrijfsprocessen ook negatief beïnvloeden. Een e-mail waar je voorlopig niets mee wilt doen, maar die je wel wilt bewaren, kun je binnen 20 seconden op de juiste plek archiveren. Anders blijft de mail in je inbox staan en wordt hij na enkele dagen onvindbaar. Bekijk de mogelijkheden om een indeling te maken.

Sorteer documenten bijvoorbeeld naar projectmappen, klantmappen, facturen en andere zaken. Daarbij kun je ook een onderverdeling maken in:
– Dingen waar je nog iets mee wilt doen
– Zaken die je enkel wilt bewaren
Let hierbij op dat je deze twee dingen niet door elkaar haalt. Wanneer een actie in het archief verdwijnt, zal er nooit meer actie ondernomen worden.

Hoe maak ik het eenvoudiger?

Zorg ervoor dat je een overzichtelijk archief hebt en dat het eenvoudig is om hier een nieuw bestand aan toe te voegen. Er zijn gelukkig ook middelen die bij goed document management kunnen helpen. Zo zijn er speciale softwarepakketten ontwikkeld die het beheren van bestanden eenvoudig maken. Het is een investering die zich zeker terug betaald.

Met behulp van een document management system (DMS) kunnen werknemers documenten beheren, maar ook aanmaken, wijzigen of bekijken. De software kan ook bestanden herkennen en direct in een bepaalde map inladen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alle mailboxen te scannen naar facturen of PDF bestanden.

Omdat een DMS op een browser gebaseerd is, wordt er niets op de PC geïnstalleerd. Hierdoor is het systeem toegankelijk middels een browser zoals Internet Explorer, Firefox of Google Chrome. Het risico dat je bestanden kwijt raakt bij een crash is daardoor niet meer van toepassing.

Tags: , , ,

Geef een reactie

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten